議事録 メール。 議事録の書き方・例文集~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~

【例文あり】会議の後は議事録をすぐメールする!行動を加速させるテクニック

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【このページのまとめ】• ・議事録には、備忘録、会議に参加していない人への共有といった役割があり会議や話し合いの場では外せないものである ・議事録に必要なメモを取るときは、殴り書きで大丈夫だが、なるべく会議で出た発言すべてを書いておく ・議事録を作成する際は、会議名、日時、参加者、決定事項など、重要なことから上から順に記載していく ・主語や述語が正しいか、5W1Hなどに気をつけて、会議に参加していない人でも分かるように書くことが議事録作成のコツ ・議事録の作成は、上司へ自分をアピールできるチャンスだと思い取り組もう 会議において、議事録は必要不可欠な存在です。 特に新人時代では、議事録を任せられることが多いのではないでしょうか。 実はこの議事録、分かりやすくまとめるにはセンスやスキルが問われる難しい作業でもあるのです。 議事録の役割やまとめる際のコツを今一度チェックし、社内のみんなをあっと言わせる議事録を作成してみましょう。 コンテンツ目次• なぜ、議事録を取らなくてはいけないのでしょう。 まずは目的をおさらいしておきましょう。 【議事録の目的】 ・備忘録として残すため 何を目的にどういう会議をして、目的に対しどういう結論に至ったかログを残すための大切な文書です。 また、決まったことに対して誰が担当なのかを明確にし、認識違いを防ぐための証拠としても機能します。 ・会議参加者はもちろん会議不参加の人間にも情報共有するため 会議に出られなかった人にも、大切な決定事項をしっかり共有するためには、口頭ではなく文書が必須。 伝え漏れをなくしたり、シェアした内容を忘れなくしたりするためにも、可視化が大切なのは言うまでもありません。 目的は大きく分けて以上の2つ。 「備忘録」「会議参加者不参加への共有」が議事録に求められていることです。 したがって、議事録を取る際にはこれらの目的を満たせるような内容に仕上げる必要があります。 会社によっては、フォーマットが決められている場合もありますので、まずは過去の議事録を集め、どういう事項でどういう書き方をしているのかを事前にチェックしておくこともいいでしょう。 【書くべき8項目】 (1)会議名 (2)開催日時 (3)参加者メンバー(役職も) (4)目的や趣旨 (5)決定事項 (6)会議内容(決定に至るまでの詳細な内容や保留事項、検討事項、課題、発言者についても記入) (7)補足(あれば) (8)次回の会議日程(あれば) など… その他、会議で使用した資料などがあれば、それも記載しておきます。 PC上で共有する場合は、資料を保管しているフォルダのURLを記載しておきましょう。 メールで議事録を共有する場合は、資料も併せて添付しておきます。 【注意点】 会議中にメモを取る際は、雑でもいいのでなるべく一字一句逃さないよう書いたほうが無難です。 端折って書いてしまうと、あとでまとめる際に「これは何だっけ?」ということになりかねません。 メモを取るのは、手書きでもPCでもどちらでも大丈夫です。 自分が慣れているほうで行いましょう。 聞き逃しが不安であれば、ICレコーダーを導入することをおすすめします。 その際は、5分~10分置きに時間をメモしておくと、聞き逃した部分をICレコーダーを使って書き起こすときに便利です。 メモ中は、誰がどういう発言をしているか、また、数字や場所、日付などを間違えないように意識しておきます。 ホワイトボードを使用している場合は、会議後写真撮影しておくと、議事録を作成する際に参考になるため便利です。 また、分からないことはそのままにせずに、会議中にその都度解消を。 分からないままにしておくと、その後で分からなかった内容とリンクする議題が出てくる可能があり、会議自体についていけなくなってしまいます。 会議の流れを止めることと、使えない議事録をシェアするのとでは、後者の方が明らかにリスキーです。 【分かりやすくまとめるコツ】 会議中に取ったメモを議事録としてまとめる際、次のようなコツを意識しておけば誰が見ても分かりやすい内容に仕上げることができます。 ぜひ参考にしてみてください。 ・意味の通る文章を心がける 5W1H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって)と、主語&述語を意識してまとめるのがポイントです。 書きなぐったメモの内容をそのまま使用するのではなく、誰が見ても意味が通るように加筆、またはカットしながら作成してみてください。 読んだ人に疑問を持たせないような内容を心がけましょう。 ・ぱっと見て見やすい書面にする 会社で指定のフォーマットがあればその通りに作成。 文字の大きさやフォントなども、見やすさを意識します。 文字の詰まったものは見づらいため、適度に改行や空行を挟むなどして、余白にも意識してみましょう。 ・曖昧な表現をしない 自信のない部分があれば、会議出席者に確認しましょう。 「多分こういうことなった」という曖昧なニュアンスのまま作成してしまうと、あとからクレームが来てしまい、作成し直すことに。 間違いのない内容に努めましょう。 1時間の会議であればもっといろいろな意見が飛び交うと思います。 大切なポイントは確実に記載し、カットしてもいい部分は割愛するなど見やすい文章を心がけます。 また、Web上には議事録をまとめる際の便利なツールがたくさんあります。 ツールを使用してみるのも1つの方法です。 自分のやりやすいスタイルを確立するまでは、先輩にもアドバイスをもらいながら、いろいろ試して模索してみてください。 1時間以内にまとめ、会議から24時間以内を目処に全体に共有するのがベストと言われています。 議事録の内容に、不安な点や疑問があれば、会議に出席していた上司や先輩に聞いてみましょう。 議事録は、会議に参加していない人にも分かるように作成するのがポイントです。 全体共有の前に、会議不参加である第三者にチェックしてもらうのも、出来を確認するためには有効と言えるでしょう。 新入社員の方は、聞きなれない言葉が飛び交ったり、聞き逃してしまったりと慣れないうちは大変だと思います。 しかし、ちょっとしたポイントやコツをおさえておくだけで、どなたでも質の高い議事録を作成することが可能です。 議事録を任されたときは、上司へアピールできるチャンスだと思い、お伝えしたことを意識しながら作成してみてください。 回数をこなせば、きっといつか評価に繋がるはす。 がんばりましょう!.

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上司に喜ばれる議事録メールの適切な送り方と例文

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ビジネスの基礎としておさえておきたいことはたくさんあります。 ビジネスメールの書き方、電話対応、名刺交換などです。 その中でも少し経験とクオリティーが求められるものが議事録です。 議事録・会議録の書き方とフォーマット見本と例についてみていきましょう。 まずは議事録・会議録とは何かをつかむ必要があります。 会議の打ち合わせ内容や経過や結論などを記録する文書 議事録・会議録とは会議の打ち合わせ内容や経過や結論などを記録する文書です。 議事録・会議録は会社、企業間、顧客との間において重要な役割を果たしています。 社内会議の議事録、クライアントとの打ち合わせ議事録など議事録が必要な場面は数多くありますが、議事録がスピーディーかつ正確に作成できることは上司から見てもとても信頼することができます。 今回はそんな議事録の作成においてのコツをまとめました。 早いうちにコツをつかんでおかないといつまでも良い議事録を書くことができないため、新人の方も、改めて議事録の基礎を学んでおきたい方はぜひチェックしてください。 議事録・会議録の必要性 社会人として働く以上は、会議に出席する機会もあるでしょう。 会議をする時は、議事録をとるのが一般的です。 議事録・会議録とは会議の発言や議題などを書きとめて記録しておくものですが、具体的に何をどこまで書いておけばよいのでしょうか?まず最初に議事録・会議録が書かれる意味などを見てみましょう。 この議事録は、上司へ文書での報告ができますし、参加者や欠席者との情報共有にも役立ちますが、さらに後日の記憶ミスを防ぐ役割もありますので、「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスも防げる、そんなメリットもあります。 そうしたメンバーに向けて、会議の詳細を伝える為に、議事録をとるという意味もあります。 効率よく仕事を進める上では、会議の議事録に目を通すのは必須です。 実際に参加していないメンバーにも内容が伝わりやすい議事録であることが望ましいですね。 会議で決定した内容、会議で話し合ったもので未決定のままになった課題を出席者及び関係者に伝達。 それを周知してもらうのが目的です。 内容・期限・対応となるメンバーを明確にすることが目的なのです。 議事録・会議録の書き方 議事録がどのようなものであるか、ご理解いただけましたでしょうか。 では次に、わかりやすい議事録の書き方をご紹介します。 ポイントは、会議の参加メンバー、話の詳細、決定事項などが、ひと目でわかるようにするという点です。 議事録・会議録の書き方:会議の名称・日時・場所を記載 会議の議事録に必要な基本項目をまず書き出しましょう。 その時に意識する書き方が「5W1H」です。 それにより、参加してないメンバーにも会議の詳細がわかりやすくなります。 議事録・会議録の書き方:フォーマットを使う 議事録・会議録のフォーマットを設けるというのも、非常に効率が良いやり方だと言われています。 会議の開催日時、参加者、TODOリスト、などを書き込めば良いだけのフォーマットを作成しておくと非常に便利です。 もしそういったものを取り入れてないなら、上司に提案してみてはいかがでしょうか。 議事録・会議録のフォーマットの見本ダウンロードサイト一覧 議事録・会議の例文・フォーマット見本と例についてみてきましたが、いかがでしたか。 最後は議事録・会議録の書き方の注意点をみていきましょう。 議事録のフォーマットをそのまま使わない 上に挙げたような議事録の例文・フォーマット見本を応用して、例えば、会議の要点や次回課題を項目に追加したりと議事録の書き方にもサンプルを一工夫して、会議の参加者や欠席者など、誰がみてもすぐに理解できるような議事録のまとめ方・書き方を目指すようにしましょう。 議事録をまとめる力は評価されるポイントと意識する 議事録や会議録は下っ端の仕事と思ってはいけません。 議事録の作成はある意味アピールするチャンスなんです。 議事録のフォーマット作りに欠かせない的確にまとめられる能力は、仕事の格を引き上げる大きなポイントになります。 例を参考に議事録・会議録の書き方とフォーマットを押さえて評価アップ 本ページでは、会議の際に作成する議事録の書き方とフォーマット見本と例をご紹介しました。 議事録は人によっても、受け取り方が違いますが、サンプルから書式の基本を抑えて、きっちりと作成していきましょう。 書式が適当になってしまうと、あとで大問題になってしまいます。 内容のわかりやすい会議の議事録を作成することは、個人の評価にも繋がるかもしれません。

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基本ルールはこれだ!目指せ、議事録の達人|ハタラクティブ

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会議に出られなくなった上司や同僚に議事録を送って欲しいと頼まれるケース、または取引先に議事録をメールで送るケースというのがあります。 そんな時、適格かつ端的な分かりやすい伝え方とはどんなものでしょうか。 結構わからないものです。 ここで、議事録のメールでの送り方において気を付けておきたい点をおさえておきましょう。 メールの文章は端的にし、詳しい議事録はメールに添付する 休んだ人や先方に対する議事録のメールの送り方として、気をつけたいのはメールの文章を長々と書かないことです。 メールの文章はどういった内容を話し合い、結論はどうなったかを読み手がわかりやすいようにまとめましょう。 詳しい議事録や関連資料などはメールに添付する形で送ると良いでしょう。 メールには議事録の他に相手を気遣う言葉を添えて 議事録のメールだからといって議事録だけ書いて送るのはあまりおすすめしません。 相手が病気で休んでしまった場合などは、体調について気遣うコメントを入れたり、先方に対するメールなら来社してくださったことへの感謝の言葉を添えたり、相手に対する気遣いの言葉を入れてあげるのも、議事録メールの送り方として重要です。 丁寧で簡潔に言いたい事を伝える議事録メールのポイント 基本的に手紙でも、メールでも一緒だと思いますが、文面や文書において、簡潔で、わかりやすく、言いたい事を伝える技術は絶対的に必要です。 しかし、会議のような議事録は伝えたい情報量が多く、つい長文になってしまって真意が上手く伝わらなくなりがちです。 丁寧かつ簡潔に伝えられる議事録メールの送り方のポイントを紹介します。 最初に読みやすい議事録のメールの構成を考える まず、議事録のメールを書き出す前に、どのような構成にするかを考えましょう。 そうすることによって、一度議事録の内容が頭の中で整理されるので、見た目も内容も読みやすく分かりやすいメールが書けるはずです。 議事録の結論が何かをわかりやすくする事が重要 会議の欠席者や先方が議事録で一番知りたいのがその会議での結論です。 結局、最終的にどのように決まったのかを分かりやすくすべきです。 もし、課題があればそちらもきちんと明記し、いつまでに対応するか期日も載せておくようにします。 明日からでも使える議事録のメールでの送り方例 ここまで、議事録のメールでの送り方に対するポイントなどを紹介してきましたが、正直よくわからない、イメージがわかないと思っている方も多いはず。 そんなあなたの為に、メールのテンプレート例を紹介します。 ネット上にも多数ありますので、そういったテンプレートを使用してみるのも一つの手だと思います。 本日のミーティングの議事録をお送りします。 議事録をメールで送る場合の正しい送り方と例を紹介していきましたが、参考になりましたでしょうか? メールを利用した議事録の送り方ですが、最初のうちは難しいと思うかもしれません。 でも、一度コツを掴んでしまえば、議事録の要点をおさえて、議事録を書けるようになります。 議事録を書くうえで大事なのは、 相手への気配りを忘れずに、要点を分かりやすく伝えるという点です。 そこのことに気を付けて、議事録のメールを作るようにしましょう。

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