テレワーク コミュニケーション。 テレワーク疲れの原因はコミュニケーション不足?上手なストレス解消法 [ストレス] All About

【テレワーク攻略note】コミュニケーションにおける弊害と活性化への道|HeaR inc.

テレワーク コミュニケーション

このコラムの流れ• スムーズに仕事を進めるために、テレワークならではのコミュニケーションを工夫した方がよいのでしょうか? そうですね。 特にチームで行うプロジェクトなどでは、テレワークによってメンバー同士が離れた場所で働く時間が増えるため、実際に顔を合わせるチームミーティングの機会を意図的につくる必要があります。 月1回や週1回などサイクルを決めて、定期的に集まりコミュニケーションをとるルールを設定しましょう。 仕事の大まかな進捗報告などはメールなどでもできるので、悩みの共有や困りごとの相談など、顔を合わせられる場ならではの話し合いをしたいものです。 また、テレワーク体制の下では、仕事で困っていることがなくても定期的に集まってフランクなコミュニケーションをとることで、チーム間の連携を高めていくことも大切です。 チームで気軽なコミュニケーションがとれるエリアが社内にないなら、テレワーク導入の機会に新設するのもお勧めです。 全員が集まれないからといってミーティングを延期するのではなく、ITツールを活用して連携をとり、テレワーク体制の下でもメンバーがバラバラにならないことを心がけましょう。 またテレビ会議でも、画面を共有したり各メンバーがリアルタイムに書き込みをしたりしながら内容を詰めていける機能を備えている場合もあります。 テレワークを利用するメンバーがいてもチームの仕事が滞らないよう、業務内容に合わせて必要なツールや機能を選び、IT環境を整える必要があります。 事前にテレワークで働く日程を共有しておけば、「金曜日はメンバーがテレワークでオフィスにいないから、込み入った相談は木曜までに済ませよう」などと先を見通してコミュニケーションをとることができます。 社内にテレワーク利用者が多い企業では、「テレワークで働くことをスケジュール管理アプリに入れておけば、事前申請は必要なし」としているケースもあります。 いずれにしても大切なのは、テレワークで働くメンバーがいるからといってチームや部署間でのコミュニケーションが滞らないよう、体制づくりをしておくことです。 「誰が・いつテレワークをしているか」を誰もが把握できるよう、運用ルールを決めて共有しておきましょう。

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テレワークのコミュニケーションはこう考える。〜3つのコツで生産性アップ!

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自宅やサテライトオフィス、また移動中にモバイル端末を使って働くことができるテレワーク。 多様な働き方を実現することで、働き方改革の推進や人材確保といったメリットが期待できます。 ただその一方で、導入することの問題やデメリットと考えられている点もあるのが現状です。 今回は、日本企業におけるテレワークの課題やデメリットと、その解決方法を紹介します。 ひとつの仕事を共有しながら働くケースが多い日本企業において、テレワークをする社員、またテレワーク社員と共に仕事をする同僚も、顔を合わせた会話ができないことを不安に思うことがあります。 また、テレワーク社員にとっては、共に働くスタッフが周りにいないため、孤立を感じてしまう可能性も生じます。 遠隔でのコミュニケーションをスムーズに行うために、テレビ会議やチャットツールなど、対話をサポートする新システムを導入しましょう。 また、顔を合わせたミーティングを定期的に行うなどして、社員間で信頼を得ながら働くことができる仕組みを作ることが重要です。 課題2:テレワーク社員の労働実態を把握しにくい 勤怠管理上の課題 テレワークは、オフィスに出勤する働き方よりも、社員の業務開始時間や終了時間、また労働時間の長さといった就労実態を把握しにくいという課題があります。 テレワーク社員の労働時間を正しく把握するために、勤怠管理の方法を確立しましょう。 メールや電話で勤怠を報告するルールや、スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツール、またパソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムの導入がおすすめです。 オンオフの切り替えが難しい テレワーク社員は、管理者や他のスタッフがいない自宅などの場所で働くため、オンオフの切り替えが難しく、労働時間が長くなる、また深夜労働やサービス残業をしてしまう等のリスクも発生します。 適正な勤怠管理と併せて、労働時間に関するルールを作り徹底することで、テレワーク社員が安心して働ける仕組みを作ることが重要です。 また、パソコンの使用状況を記録できる操作ログ機能は、サービス残業や深夜労働の防止に役立ちます。 課題3:テレワーク社員の管理や評価をしにくい 上司が部下を管理できないという懸念 管理職にとって、顔を合わせて働く部下と比べて、テレワークをする社員は目が届きづらく管理がしにくいのではないかという懸念があります。 この不安を解消するためには、まずは常に部下を目の届くところに置いて監視すべきという考え方を改める必要があります。 また、顔を合わせてなくても適切な指示が行えるよう、指示を受けるテレワーク社員の状況をふまえて、指示の出し方や仕事の納期の設定方法をあらかじめ決めておきましょう。 指示の受け方や評価に対する不安 テレワークをする社員にとっても、上司からの指示や判断を受けづらい、また指示を受けたとき、現在進めているタスクと新たなタスクのどちらを優先すべきかわからない、といった課題があります。 上司に仕事ぶりを見られていない分、きちんと仕事をしていることを把握されているのか、また適切に人事評価がされるのか、という不安も生まれます。 テレワーク社員の業務を過小評価、過大評価しないように、業務にかかる時間や難易度を管理職が把握することが重要です。 また、テレワークなどの多様な働き方をする社員を正当に評価するために、労働時間の長さを評価するのではなく、仕事の成果を評価する人事制度を採用する必要があります。 課題4:テレワーク端末のセキュリティに関するリスク テレワーク導入に慎重になる理由として、情報セキュリティ面での不安が挙げられるケースもあります。 テレワーク導入に際しては、社員が社内のみで仕事をするケースよりも、外部に情報を持ち出すことによる情報漏洩のリスクが高まります。 自宅やサテライトオフィス、また移動しながら働く社員が使用する端末のセキュリティに関して、十分な対策が必要です。 まずは、テレワークの運用を想定して、社内のセキュリティーポリシーを見直しましょう。 その上で、ウィルス対策ソフトの導入やパスワード管理の徹底など、セキュリティ対策を万全に行います。 端末の紛失や盗難といったリスクに対しては、テレワーク端末の所在や利用者の管理、また機密性の高いデータは暗号化する、データのバックアップを取るなどの対策が有効です。 また、テレワーク対象社員に、情報セキュリティやトラブル時の対応などに関する研修を行いましょう。 テレワークを行う社員自身がセキュリティに関する意識を高めることが、情報管理上の事故を防止するために重要です。 テレワークの課題は生産性向上のヒント テレワーク導入の検討を開始すると、社員が事業所内で働いている間は生まれなかった勤務上の課題が多く見えてきます。 ただ、テレワークに関する課題を解決していくことで、効率的に仕事を進めることが可能になり、テレワークだけでなく、全社的な働き方改革の推進にもつながります。 会社全体の生産性向上のためにも、テレワークの課題解決に積極的に取り組みましょう。 テレワーク・在宅勤務を実践してみて見えてきた課題を確認 YES・NO形式の簡単な質問に答えるだけで、あなたの会社が抱える課題がまる分かり! 裏面では、各取り組みの参考になる「働き方改革ラボ」の記事リンクを掲載しています。 こちらも参考にしてみてください。

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温かく明快なコミュニケーションで、誰も孤立させないテレワークを

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新型コロナウイルスの感染拡大で関心が高まり、急いで導入をした事例なども聞こえてくる。 キングコング西野亮廣さんの絵本「えんとつ町のプペル」をはじめ、イラストや3DCGなどさまざまなクリエイティブを制作しているでは、2012年より積極的にテレワークを導入。 厚生労働省「輝くテレワーク賞」の受賞や、総務省「テレワーク先駆者百選」に選出されている。 約240人の従業員のうち、平時から約4割弱がフルタイムの在宅勤務をし、特に今は、新型コロナウイルスの感染を防ぐため全社の7~8割が在宅勤務で業務をおこなっている。 また、MUGENUPには4万人を超えるクリエイターに登録をしていただいており、日本だけではなく台湾や韓国、遠くはフランスやポーランド在住の方とも、テレワークで繋がりながら業務を行っている。 オフィスではない場所で業務をするとなると、その場で顔を合わせて言葉を交わすことはできない。 インターネットを通じ、主にチャットを用いた言葉のやりとりが中心となる。 MUGENUPの広報である筆者は、テレワークをテーマとしたメディア取材に立ち会うほか、自ら在宅勤務者に社内インタビューを行ったり、遠方在住のメンバーにむけて社内情報やtipsを発信し共有するなど、社内のテレワーク事情に数多く触れてきた。 テレワークへの関心が高まるなか、MUGENUPのメンバーが日ごろ注意している点や効果的だと思っているコツについて紹介する。 部下となるメンバーが悩んでいるのではないか、指示通りにやってくれてるか、サボっているんじゃないかなどなど……。 オフィスにいなければ、姿が見えないのは当然のこと。 もちろんオフィスに出社さえすればいいというものではないが、誰しも見えないということに、不安を感じるのは仕方がないことでもある。 そしてその不安を前に、どのようなコミュニケーションが効果的を考える必要がある。 そもそも仕事とは、結果を出すことこそが目標である。 自分がするべき業務内容やタスクを上司に相談し、確認した成果物を報告することで、自分の成果を証明することができる。 その日に完了しない案件や業務の場合、途中経過を報告するだけでも効果的。 成果物を示していくことで信頼も積み重なり、テレワークであっても、姿が見えない状態であったとしても、上司も同僚も安心するようになる。 そしてメールではともかくチャットの場合、すぐにレスポンスがあることを期待してしまうが、実際にそうなるとは限らない。 業務に集中していたり、ウェブ通話をしていたりなど、さまざまな事情からレスが遅れることは頻繁に起こり得ること。 それは当然のことなのだが、姿が見えず返事も返ってこないとなれば、上司が心配になるのも仕方のないことだ。 そのため、googleカレンダーの共有やチャットのグループスレッドに投げかけるなどして、自分の状況やスケジュールを積極的に共有していくことを心がけよう。 内容も「〇時からランチ」や「〇~〇時は資料作成」など、箇条書きで十分。 自分の状況を伝えておくことで周囲は安心し、レスが遅くても納得しやすくなる。 たとえ、予定を共有していたとしても、予定外の緊急対応に追いかけられているかもしれない。 オフィスであれば様子を見て「忙しそうだから、話しかけるのをやめよう」といった判断もできるが、テレワークではその判断もできない。 そのため、相手のレスポンスが遅れても、焦らず不安に思わないようにする。 返事を要求するのはなるべく避けたほうがいいため、事前に「〇時までにお願いします」など、スケジュールを提案しておくのもひとつの手だ。 自分にチャットが飛んでくるということは、相談や質問、用事があるはずなので、即レスがあると周りも嬉しくなる。 実際、MUGENUPにおいて「あの人との仕事はスムーズ」という話を聞き、ヒアリングしてみたところ、大きな理由に「すぐにレスくれる」ということがあった。 チャットの到着を見逃さないよう、ブラウザのタブの位置と他のアプリの配置を工夫しているメンバーもいる。 また、情報共有のような内容であっても何かしらリアクションを返しておくことで周囲は安心できる。 文章でレスを返さずとも、絵文字のリアクションや「いいね!」などで十分。 即レスする意識を持っておきたい。

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