チームス。 徹底比較。Microsoft Teams(チームス)がEメールを超えた理由

Microsoft Teams(チームス)導入に効果的な3つの活用事例

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Webサイトの変更のアナウンスメント 企業のWebサイトのコンテンツを担当していたのですが、外資系の大きな企業だったので変更があるたびに社員全員に内容をアナウンスする必要がありました。 Eメールで行っていた頃の課題• 文章を失敗するとものすごく恥ずかしい思いをするので、メール送信の前はかなり時間をかけて入念にチェックしていた• Eメールのスレッドに返信してくれる人もいれば、新規のスレッドで質問してくれる人もいたので、コミュニケーションの履歴を追うのが時間がかかった• 過去の変更履歴を探すのが大変だった• メールを見落とす人が多かった チームスを導入したことによるメリット• 文章を投稿したあとに修正できるので、気軽にスピーディーに投稿することが出来るようになった• 投稿したスレッドに返信を貰うように徹底したので、過去のコミュニケーションが検索しやすくなった• 過去の変更履歴が一瞬で分かるようになった• 変更通知を見落とす人がいなくなった(いたとしてもチャンネルを見に来て自ら探したのだと思われる) 特定のルーティンワークの依頼 Google Analytics(Webサイト解析)のレポートを依頼ごとに提出するという仕事を担当していたのですが、ここでもTeamsを導入したことでポジティブな変化が見られるようになりました。 Eメールで行っていた頃の課題• 作業者が複数いたので、作業の依頼人が誰に仕事を投げたらいいのかが分からなかった• 作業者同志での情報共有が出来ていなかったので、作業者によってレポートのフォーマットが違っていた• 作業をベンダーまたは派遣に請け負ってもらう時に、引き継ぎに時間がかかった• 作業依頼がSkypeや個別Eメールで行われている場合、マネージャーは誰が何をどのような内容で行っているのかが把握できない。 しかもそれらがリソースとしてカウントされないので作業者にとって負担が重かった チームスを導入したことによるメリット• 「依頼がある時にはこのチャンネルに投稿する」というように窓口が一つになったことにより、依頼がしやすくなった• 依頼人は依頼の方法を過去の投稿から真似できるので、新しいメンバーにとって依頼がしやすくなった• 作業者は誰が何を担当しているのかが一目で分かるようになり、レポートも共有されるのでフォーマットを合わせれるようになった• マネージャーの立場からは、誰が何をどのくらい担当しているのかが一目で分かるので、ノウハウが共有できる+リソースを管理しやすくなった 特定のトピックの相談窓口 これは僕自身が開設したチャンネルではないのですが、ユーザーとして頻繁に活用していたITサポートとリーガルレビューのチャンネルを紹介します。 Eメールで行っていた頃の課題• 会社に入りたての頃は、誰にどのような連絡をすれば良いのかが分からなかった• 初めて連絡をするときに、いきなり電話するのか、メールで連絡するのか、ミーティングをセットアップするのかなどが全然分からなかった• チームのメンバーからは「過去の同じような相談をした」と聞いたのだが、内容の履歴が残っていないので新たに依頼する必要があった チームスを導入したことによるメリット• 圧倒的に依頼がしやすくなった• 過去の履歴を検索できるので、相談する前に過去に似たような事例がないか自分で探せるようになった Eメールを転送するためだけのチャンネル チームスを導入してもEメールで連絡してくる人は大勢いるので、メールを転送するためだけに作成したチャンネルです。

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Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

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これ頭に叩き込んでください! ファイルを保存する 該当するチャンネルを選択した状態で、「File」のタブを選択します。 機能的にはSharepoint、One Drive、Google Drive、Dropboxなどのオンラインファイル管理サービスとまったく同じなので省略します。 自分宛てのメッセージを確認する 自分充てにメッセージが入ると、左上のActivityのアイコンの箇所に赤い数字が表示されます。 Activityのアイコンをクリックすると、自分充てのメッセージ一覧が表示されます。 過去のメッセージを検索する 画面上の検索バーにキーワードをタイプすると、左のサイドバーに引っかかったメッセージの候補の一覧が表示されます。 条件を指定したい場合はFilesの右にあるアイコンをクリックすると詳細に条件を指定することができます。 タスク管理ツールMicrosoft Planner(プランナー)の使い方 チームスのコンセプトはオールインワンなので、タスク管理にはOffice 365アイテムのMicrosoft Planner(プランナー)を使うのが良いです。 使い方は以下の記事で解説しています。 関連記事 ビデオ会議機能の使い方 最近はテレワークの需要が増したためにテレビ会議の需要が増えているようですが、ZoomかTeamsの2択と言われているほどTeamsのテレビ会議には定評があります。 ちなみにSkype Businessも試したのですが、全然だめでした。 あとZoomも最近セキュリティの問題が浮上しているようなので、今はTeams一択と言えるのかもしれません。 使い方は上記のビデオを参考にしてみてください。 ドキュメント制作にはWikiとOneNoteは使わない WikiやOneNoteと連携して使う方法をよく聞かれるのですが、僕はこの2つのツールは使っていません。 Wikiはノートアプリとしては操作が独特すぎるし、OneNoteは重すぎてイライラしたので使うのを辞めました。 会社の場合はWordのオンラインバージョンがおすすめです。 関連記事 個人的にはMicrosoft TeamsとNotionはデジタルツール界の2台巨頭だと認識しているので、併用しています。 中級者~上級者向け使い方のコツ その他にもいろいろなノウハウがあるのですが、記事が長くなったので別記事にまとめました。 関連記事 要約すると以下の通りです。 デスクトップアプリは使わず、ブラウザバージョンを使う• 返信は同じ質問のスレッドにする(1トピック1スレッド)+各スレッドにはタイトルを付ける• 余計な人にCC(メンション)しない• チャットはなるべく使わず、タイムラインに投稿する• 文字は少なめに。 なるべく箇条書きを使ったり、スクショを貼り付ける。 メッセージにファイルを添付せずに、Sharepointのリンクを貼り付ける(URLを直接貼らずにテキストにリンクを付ける)• チーム、チャンネルは増やしすぎない• 余計な機能は使わない チームスの活用事例.

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ゲストがチームに参加する方法

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ゲストがチームに参加する方法 How a guest joins a team• 適用対象: Microsoft Teams この記事の内容 Microsoft Teams でのチーム所有者は、Web またはデスクトップを介してチームにゲストを追加したり、チームのゲストを管理できます。 A team owner in Microsoft Teams can add and manage guests in their teams via the web or desktop. Outlook、Gmail などの勤務先または通常のメール アカウントを持っているユーザーは、チーム チャット、会議、ファイルに完全なアクセス権を持つゲストとして Teams に参加することができます。 Anyone with a business or consumer email account, such as Outlook, Gmail, or others, can participate as a guest in Teams, with full access to team chats, meetings, and files. パートナーやコンサルタントなど組織外の人のみをゲストとして追加できます。 Only people who are outside of your organization, such as partners or consultants, can be added as guests. 組織内のユーザーは通常のチーム メンバーとして参加できます。 People from within your organization can join as regular team members. 注意 既定では、ゲスト アクセスはオフになっています。 By default, guest access is turned off. ゲストがチームに参加するには、管理者が Teams でゲスト アクセスを事前にオンにする必要があります。 So, before guests can join a team, an admin must turn on guest access in Teams. そのためには、を使用します。 To do that, use the. ゲストをチームのメンバーにする方法 How a guest becomes a member of a team• チーム所有者または Microsoft 365 または Office 365 管理者が、します。 A team owner or a Microsoft 365 or Office 365 admin. Microsoft 365 または Office 365 管理者またはチーム所有者は、必要に応じてゲストの機能を管理します。 たとえば、チャネルを追加または削除したり、ファイルへのアクセスを無効にしたりすることができます。 The Microsoft 365 or Office 365 admin or the team owner manages a guest's capabilities as necessary: for example, allowing a guest to add or delete channels or disabling access to files. ゲストが、チームに関する情報と、チームのメンバーとして要求される事項が記載されたようこそメールを、チーム所有者から受信します。 The guest receives a welcome email from the team owner, with information about the team and what to expect now that they're a member. ゲストが招待を承諾します。 The guest accepts the invitation. Azure Active Directory、Microsoft 365、または Office 365 の職場または学校のアカウントに属しているメールアドレスを持つゲストユーザーは、招待を直接承諾することができます。 Guest users who have an email address that belongs to an Azure Active Directory, Microsoft 365, or Office 365 work or school account can accept the invitation directly. ゲストのメールアドレスに Microsoft アカウントが関連付けられていない場合は、無料で作成されます。 If the guest doesn't yet have a Microsoft account associated with their email address, they'll be directed to create one for free. 招待を承諾すると、ゲストは 、チャネル メッセージに対する受信や応答、、チャットへの参加、会議への参加、ドキュメントでの共同作業などを行うことができるようになります。 After accepting the invitation, the guest can , receive and respond to channel messages, , participate in chats, join meetings, collaborate on documents, and more. Teams では、ゲストは明確に特定されます。 In Teams, guests are clearly identified. ゲスト ユーザーの名前にはラベル ゲスト が含まれていて、チャネルにはチームにゲストが存在していることを示すアイコンが含まれています。 A guest user's name includes the label Guest , and a channel includes an icon to indicate that there are guests on the team. 詳しくは、「」をご覧ください。 For more details, see. ゲストは Teams 内からいつでもチームを去ることができます。 Guests can leave the team at any time from within Teams. 詳しくは、「」をご覧ください。 組織から自分自身を削除する方法については、をご覧ください。 See for how to remove yourself from the organization. または、組織の管理者がテナントからゲスト ユーザーを削除することもできます。 Alternatively, the organization's admin can remove guest users from the tenant. 関連記事.

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